CRMZeus | Camino al éxito en el proceso de ventas

Por Mario Duarte

Estimados amigos, al igual que muchos de ustedes, para mí el tema de ventas siempre es extremadamente interesante y lleno de retos. Recuerdo que alguna vez un cliente me citó una frase: “con ventas todo, sin ventas nada” y bueno, creo que es más que elocuente.

Es el primer artículo que escribo relacionado con ventas y pensé que era importante volver a repasar en dónde se soporta una venta, esto es un proceso al cual le llamamos “Proceso de ventas”.

Vamos a dividir el proceso de ventas en 5 etapas y cada etapa en los pasos a seguir:

Prospección

a) Lista de prospectos en perspectiva
b) Calificación
c) Lista de prospectos calificados
Acercamiento

a) Investigar información clave
b) Preparar presentación personalizada
c) Concertar cita
Presentación

a) Presentación

Administración de la Oportunidad

a)Necesidades-diagnóstico
b)Demostración
c)Propuesta
d) Negociación
e)Cierre de venta
Post-Venta

a)Aseguramiento de la calidad de nuestros servicios

Etapa Prospección

Generales

Esta etapa se torna en una de las más importantes del proceso de la venta, ya que de ella depende el éxito que tendremos a la hora del cierre de ventas, es importante considerar que en la mala calificación de un prospecto recae el fracaso total de la venta, es por ello que se debe realizar con el mayor cuidado posible.

Consideremos que la buena calificación del prospecto nos representará un nivel de bateo alto y que el estándar que debemos conseguir es 7 de 10.

Lista de prospecto en perspectiva

Aquí se debe realizar una lista de todos los prospectos que contemos o que consideremos que podrían ser prospectos potenciales, las fuentes puedes ser varias.

a)Base de datos propia
b)Base de datos de terceros (Cámaras u organismos empresariales)
c)Directorio telefónico
d)Referencias de clientes actuales
c)SIEM

Se recomienda que en este proceso se utilice Excel como herramienta, para el cual contamos con el layout que se requiere. Puedes descargar el layout desde el siguiente link: https://www.dropbox.com/s/gcz1xadoihl921g/LAYOUTLISTAPROSPECTO.xlsx?dl=0
Calificación

En este paso empezaremos a calificar o identificar cada prospecto según nuestra política interna de criterio, para este ejercicio vamos a determinar tres tipos de prospectos:

a)Aliados estratégicos (AE)
b)Prospectos calificados conocidos cercanos (PCCC)
c)Prospectos calificados (PC)

Donde para cada uno hemos determinado diferentes características que definen su perfil y que nos permitirán ubicarlos claramente en su tipo correspondiente. (Ver anexo perfil de prospectos)
Lista de prospectos calificados

Este paso es la creación de las listas de prospectos calificados y el registro de los mismos en CRMZeus, para iniciar con las demás etapas.

Es necesario crear una lista para los que ya son clientes que se encuentran registrados en Microsip y que sólo vamos a actualizar campos, es decir que no existen en nuestra base de datos y que se agregarán como registros nuevos. Así mismo, agregar otra lista para prospectos.

Una vez que ya están debidamente calificados y clasificados se deberá importar dicha lista a Zeus Terra utilizando la opción de “Importar Prospecto” o “Importación Clientes”

Etapa Acercamiento

Generales

El objetivo de esta etapa es lograr conseguir la cita personal con alguno de nuestros consultores, donde podrás explicarle al prospecto como podemos ayudarle con nuestra solución. Para ello nos apegaremos a la técnica de ventas consultivas.

Se deberá llevar el seguimiento de toda esta etapa en CRMZeus registrando las actividades a realizar y las acciones realizadas de tal forma que podamos tener una bitácora completa de toda la etapa.

Investigar información clave

Adicionalmente a los criterios que utilizamos para poder calificar al prospecto, será necesario contar con información más precisa que nos servirá para conocer con más profundidad al prospecto. (Ver anexo perfil prospecto)

Es importante que toda esta información se registre en CRMZeus para ir completando el conocimiento del prospecto en nuestra base de datos, además se requerirá que toda la organización conozca CRMZeus para poder ejecutar las demás etapas del proceso de venta.
Preparar presentación

Con base en el conocimiento previo que tenemos del prospecto, buscaremos armar una presentación alineada a su perfil, con ello buscaremos lograr una mejor conexión y empatía.

Para dicha presentación se tomará la que tenemos como base y sobre ella realizaremos los cambios o adecuaciones necesarias.
Concertar cita

Aquí es nuestro primer contacto con el prospecto, por lo cual se debe tener cuidado en cómo lo haremos, es por ello que debemos capacitar previamente a la persona encargada de este paso, para ello utilizaremos la técnica de la venta consultiva.

Es importante que toda esta etapa se vaya registrando en CRMZeus, tanto actividades como acciones realizadas.

Etapa Presentación

Generales

Una de las etapas más importantes y podríamos decir cruciales es cuando ya estamos frente a nuestro prospecto, con el cual el consultor deberá poner en práctica todas sus habilidades para poder cerrar la venta.

Para ello, vamos a seguir al pie de la letra la técnica de las ventas consultivas, donde el concepto básico de la venta consultiva reside en cómo a través de un proceso de indagación basado en preguntas sobre el negocio del cliente ejecutado por el vendedor, ayuda al prospecto a solucionar un problema o alcanzar una nueva meta por medio del uso de sus productos o servicios.

(Ver video “Ventas consultivas”) https://www.youtube.com/watch?v=obEHRrUqbTE

Etapa Administración de la oportunidad

Generales

Esta etapa es donde la mayoría de los consultores o vendedores tienden a fallar, ya que de no haber logrado el cierre de ventas en la etapa de Presentación, tendrán que llevar un estricto seguimiento a la oportunidad de negocio que se manifestó con el prospecto.

El 70% de las ventas se pierden por falta de seguimiento.

Y ello representa poder tener una capacidad de administrar y controlar todas las actividades que debe hacer para que pueda dar cabal cumplimiento, luego entonces tendrá que dominar el tema de “administración del tiempo” por el cual deberá seguir al pie de la letra la técnica “FULL-TIME” creada por CRMZeus que le ayudará en toda esta etapa.

La etapa de Administración de la oportunidad el uso de CRMZeus se convierte en la columna vertebral y le brinda todas las herramientas necesarias para aumentar su productividad en el cierre de la venta.

Etapa Post-Venta

Generales

Al igual que en la etapa anterior, el tema del seguimiento es sumamente importante, ya que en esta etapa deben estar claros los tiempos para evaluar constantemente la satisfacción del cliente con el producto o servicio que le ofrecimos.

Anexos

Anexo perfil de prospectos

Aliados estratégicos (AE)

Definición

El objetivo de los AE será que de manera constante nos estén referenciando prospectos calificados, con ello no recorreremos solos el camino del proceso de venta.

Características

Tienen potencial de 100 clientes y están dispuesto a compartirlos
Son usuarios que requieren CRMZeus
Tienen por lo menos dos años en el mercado
Su imagen ante sus clientes en muy buena

Giro:

Despachos de contadores
Coach o instructores de ventas
Agencias de Marketing
Despachos de consultores
Distribuidores de equipo de cómputo
Organismos empresariales
Colegios y asociaciones empresariales

Información adicional

Datos del director o dueño

a)Edad
b)Carrera
c)Pasatiempo
d)Tiene algún puesto en algún organismo empresarial
e)Cuál es su deseo dominante
Datos de la empresa

a)Tienen sucursales
b)Es alguna franquicia
c)Tiene vendedores

Beneficios

Se le ofrecerá sin costo CRMZeus para su uso en todo el proyecto, se le deberá realizar una cotización formal que tendrá su implementación pero que como beneficio no tendrá costo para él. El software será absorbido por CRMZeus y el servicio de la implementación por el SM

Sugerencias

En la etapa de acercamiento se recomienda que se le invite a un desayuno y sea ahí donde le den la explicación del negocio.
El AE deberá enviar a su base datos un flyer con información de nosotros, de ser posible, es recomendable organizar un desayuno presentación con sus clientes.

Prospectos conocidos cercanos (PCC)

Definición

Hemos denominado PCC a los prospectos con los que tenemos alguna relación cercana de amistad o parentesco con un potencial para ser usuario CRMZeus, serán los primeros prospectos con los que aplicaremos el proceso de venta y de implementación.

Creemos que al tener una cercanía, existe la confianza para que nos retroalimente, nos de sugerencias, y bueno, podría tener algún nivel de tolerancia ante algún problema o falta de conocimiento.

Características

Es un usuario potencial para el uso de CRMZeus
Se tiene una relación muy cercana con el prospecto
Es usuario Microsip
El perfil del empresario es Pro-activo
Debe tener por lo menos un auxiliar o secretaría

Giro

Debe ser empresa de servicio o con fuerza de ventas

Información adicional

Datos del director o dueño

a)¿Tiene algún puesto en algún organismo empresarial?
b)¿Cuál es su deseo dominante?
Datos de la empresa

a)¿Tienen sucursales?
b)¿Es alguna franquicia?
c)¿Tiene vendedores?
d)¿Tiene algún proceso de producción, reparación o transformación?

Sugerencia:

Se sugiere contar con por lo menos 50 PCC, claro está que el proceso de aprendizaje sólo se verá en los primeros cinco, los otros cuarenta y cinco serán cierre prácticamente garantizados y rápidos, tanto el proceso de implementación y post-venta quedarán con alto nivel de calidad.

Prospectos calificados (PC)

Definición

Todas aquellas empresas que estén dentro de la lista de giros recomendados para el uso de CRMZeus, se recomienda que se califiquen en su nivel de importancia en el siguiente orden: